LAY OUT KANTOR

• Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh: kertas, tinta, karbon, klip, pensil, dan pulpen.
• Barang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama.

                Contoh: stapler, perforator, cutter, dan gunting.

Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

Contoh:

·         komputer,

·         laptop,

·         LCD (Liquid Crystal Display),

·         mesin tik manual dan elektronik,

·         mesin fotokopi,

·         mesin penghancur kertas (paper shredder),

·         mesin pengganda dokumen,

·         scanner,

·         mesin absensi,

·         kalkulator.

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

Contoh: telepon, interkom, faksimile, dan telepon wireless

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

Contoh: meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari,

 

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

Tata Ruang Kantor (Office Lay Out) Menurut Drs. The Liang Gie

Tata ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya.

Tata Ruang Kantor (Office Lay Out) Menurut Littlefield dan Peterson

Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan pada luas ruang yang tersedia.

Tujuan tata ruang kantor

• Memberikan kenyamanan kepada karyawan, sehingga karyawan betah dalam bekerja.
• Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna.
• Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
• Memudahkan dalam pengawasan.

Prinsip-prinsip tata ruang kantor

• Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan berdekatan.
• Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus.
• Alur kerja harus sederhana.
• Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang menggunakannya.
• Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama.

Bentuk-bentuk tata ruang kantor

• Ruang kantor terbuka (open plan offices)
• Ruang kantor tertutup (closed plan offices)
• Ruang kantor semi tertutup

Ruang kantor terbuka  (open plan offices)

ruangan di mana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau pun penyekat dari kayu.

• Mudah merubah ruangan.
• Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antar karyawan.
• Mudah dalam pengawasannya.
• Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan.
• Memperlancar arus pekerjaan.
• Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar, sehingga suasana lebih segar.

• Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.
• Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu, misalnya antarkaryawan sering mengobrol.
• Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.

Ruang kantor tertutup (closed plan offices)

ruangan kantor di mana ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

• Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga.
• Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang, karena terhindar dari kebisingan.
• Karyawan lebih leluasa dalam bekerja.

• Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat.
• Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
• Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

Ruang kantor semi tertutup

ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

• Keuntungannya : untuk menjaga privasi kerja.
• Kerugiannya: perubahan tempat lebih sulit dilakukan

 

Asas-Asas Tata Ruang Kantor

• Asas jarak terpendek
• Asas rangkaian kerja
• Asas penggunaan seluruh ruangan
• Asas integrasi kegiatan
• Asas perubahan susunan tempat kerja
• Asas keamanan dan kepuasan karyawan

 

Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang

• Sistem pencahayaan/penerangan,
• Sistem warna,
• Sistem pengaturan udara dalam ruangan, dan
• Sistem penataan suara

 

• Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari sinar matahari.
• Task lighting cahaya ini digunakan hanya untuk beberapa pekerjaan yang memerlukan pencahayaan ini, seperti menggambar yang memerlukan konsentrasi yang tinggi.
• Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan lampu-lampu yang berada di langit-lagit ruang kantor.
• Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan hanya di daerah tertentu saja, misalnya di lorong sebuah kantor
• Penerangan direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya 90 - 100% langsung ke area kerja.
• Penerangan semi direct sekitar 60 – 90% cahaya diarahkan ke bawah dan sisanya diarahkan ke atas, lalu dipantulkan kembali ke bawah. Silau dan bayangan sedikit dihilangkan dalam penerangan ini.
• Penerangan indirect sekitar 90 – 100% cahaya pertama diarahkan ke atas, lalu menyebar dan memantul ke bawah, ke area kerja.
• Penerangan semi indirect sekitar 60 – 90% cahaya diarahkan ke atas, lalu dipantulkan ke bawah dan sisanya juga diarahkan ke area kerja. Bayangan dan silau masih ada.

 

• Warna primer: warna pokok, yaitu merah, biru, dan kuning.
• Warna sekunder: warna yang dihasilkan dari campuran warna-warna primer, yaitu oranye (campuran warna merah dan kuning), ungu (campuran warna merah dan biru), dan hijau (campuran warna biru dan kuning).
• Warna tersier: warna yang dihasilkan dari campuran warna primer dan sekunder, misalnya merah dengan jingga atau biru dengan ungu.

• Merah, berarti berani, sensual, mewah. Warna merah dapat mendatangkan energi, aktif, memberikan suasana hangat dan komunikatif, optimis, antusias, bersemangat, dan dapat meningkatkan aliran darah dalam tubuh.
• Kuning, berarti kehangatan, bercahaya, dan cerah. Dapat membangkitkan energi, mood (suasana hati), dan vitalitas.
• Hijau, berarti alami. Warna hijau dapat menyeimbangkan emosi seseorang sehingga lebih stabil, ruangan juga lebih terasa segar, sejuk, dan tenang.
• Biru, berarti harmonis, tenang, dan lapang. Warna biru dapat menimbulkan perasaan tenang, sejuk, tenteram, hening, damai, nyaman, dan aman.
• Putih, berarti orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman, terang. Namun terlalu banyak warna putih dapat menimbulkan perasaan dingin, steril, dan kaku.
• Merah muda, berarti ceria, romantis. Warna ini dapat memberikan kesan lembut, menenangkan, dan mengesankan anak muda, juga bersifat kekanak-kanakan.
• Oranye (jingga tua), berarti bersahabat, hampir sama dengan merah. Warna ini dapat memberikan efek energik, fit, dan ramah. Oranye juga dapat menimbulkan perasaan senang, gembira, penuh harapan, dan percaya diri, serta dapat mengurangi depresi atau perasaan tertekan. Namun, bila berlebihan dapat merangsang perilaku hiperaktif.
• Cokelat, berarti netral, rendah hati. Cokelat dapat memberikan kenyamanan, kehangatan, anggun, dan elegan.
• Abu-abu, berarti serius, tenteram, dan damai. Abu-abu dapat memberikan keheningan dan kesan luas.
• Hitam, dapat memancarkan kekuatan, misterius, klasik, dan elegan.
• Ungu, berarti spiritual, magis dan mistis, feminin, antik, anggun, hangat, dan sensual. Warna ini dapat menarik perhatian orang.

 

Memilih warna ruang mempertimbangkan faktor-faktor berikut.

• Ukuran ruang
• Lokasi bangunan
• Lokasi ruangan
• Tipe ruang
• Bentuk ruang

Keuntungan penggunaan warna yang sesuai

• Kantor lebih menarik dan menyenangkan.
• Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan.
• Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan gembira.
• Produktivitas kerja karyawan akan meningkat.
• Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang.
• Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan.

Sistem pengaturan udara ruangan

ruangan yang panas dapat membuat orang kurang bersemangat, cepat lelah, dan mudah mengantuk

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas.

Asas pengadaan :

·         Kecepatan

·         Ketepatan

·         Kebenaran

·         Pengamanan

RI NO 54 2010

·         Efesiensi

·         Efektif

·         Transparan

·         Terbuka

·         Bersaing

·         Adil

·         Akuntabel

 

Sistem pengadaan

Sentralisasi

Cara pengadaan perbekalan dimana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi diberikan pada satu unit kerja tertentu

1.       Dapat mengurangi harga per satuan

2.       Dapat mereduksi biaya tambahan

3.       Dapat medukung program standarisasi dan sistem pertukaran logistic antar bagian

1.       Kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkinkan tidak cepat dilayani dan dipenuhi

2.       Pemenuhan permintaan kebutuhan perbekalan pada unit” kerja sebagai pengguna dimungkinkan tidak sesuai dg kebutuhan

Desentralisasi

Sistem pengadaan perbekalan dimana kewenangan pengadaan perbekalan diserahkan pada masing-masing unit kerja.

1.       Kebutuhan atas perbekalan dari masing unit kerja akan cepat dan terpenuhi

2.       Menjamin ketepatan pembelian perbekalan

1.       Terdapat perbekalan yang berbeda bentuknya

2.       Biaya per satuan barang relating besar

3.       Biaya tambahan relative besar

Campuran

Cara pengadaan perbekalan dengan mengkombinasikan antara sistem sentral dengan desen

 

Pelelangan

Proses membeli dan menjual dengan cara menawarkan barang atau jasa kepada penawar dengan harga yang lebih tinggi, dan kemudian menjual barang kepada penawar harga tertinggi

Pelelangan terbatas  : pelanggan yang dikutii oleh semua perusahaan yang berminat. Apabila jumlah penyedia barang/jasa/rekanan yang mampu melaksanakan diyakini terbatas untuk menyelesaikan pekerjaan yang komplek

Pelelangan sederhana : suatu cara atau metode pemilihan penyedia barang/jasa untuk sejumlah pekerjaan dengan nila 200jt – 500 jt.